Апостиль на выписку ЕГРЮЛ и ЕГРИП

Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП с апостилем просят, когда документ уезжает за границу: в иностранный банк, в регистрирующий орган другой страны, в консульство при подаче на визу или ВНЖ. Процедура одна и та же во всех случаях и состоит из двух шагов в двух разных ведомствах. Если выписка нужна потому, что вы решаете судьбу самого ИП, начните с разбора: российское ИП, когда вы живёте в Испании. Тем же порядком апостилируется и справка о налоговом резидентстве.

Ниже — как её пройти: где взять бумажную выписку, кто ставит апостиль, сколько это стоит и сколько ждать по закону, а не по слухам. Требования принимающей стороны при этом различаются, и на них стоит смотреть отдельно — про Испанию есть раздел в конце.

Что такое апостиль и почему электронной выписки мало

Апостиль — штамп, которым государство подтверждает другому государству, что подпись и печать на документе подлинные. Он введён Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года и работает между её участниками: документ с апостилем принимают без консульской легализации.

Отсюда главное следствие, из-за которого чаще всего теряют время.

Электронная выписка с сайта ФНС не подойдёт. Она заверена электронной подписью; живой подписи и печати на ней нет, а апостиль удостоверяет именно их — ставить его физически не на что.

Апостиль на нотариальной копии тоже не подойдёт. Такой апостиль подтверждает подпись нотариуса, а не налоговой. Цепочка подтверждения должна доходить до самого реестра, поэтому апостиль ставится на оригинал бумажной выписки.

Нужна именно бумажная выписка, полученная в ведомстве, и апостиль на ней.

Два шага, два разных ведомства

Шаг первый — бумажная выписка. Выдаёт налоговая инспекция (ИФНС); в части регионов — МФЦ. Обращаться можно в любую инспекцию своего региона: где зарегистрированы компания или ИП, значения не имеет. Реестры открытые, поэтому выписку на любое юрлицо или ИП вправе получить любой человек — доказывать связь с компанией не нужно.

Шаг второй — апостиль. Где получить: в территориальном управлении Минюста России. Через МФЦ того же региона тоже можно, но МФЦ апостиль не ставит — он только передаёт документ в Минюст и возвращает обратно.

И здесь работает правило, о которое спотыкаются чаще всего: апостиль ставят в том же регионе, где выдан документ. Не в соседнем, не в центральном аппарате Минюста и не в консульстве России за границей.

Причина не в формальном запрете, а в механике. По статье 9 закона об апостиле, если у органа нет образца подписи, оттиска печати и сведений о полномочиях должностного лица, подписавшего документ, он обязан направить запрос и ждать ответа. Образцы подписей сотрудников местных ИФНС и МФЦ есть только у своего регионального управления — чужому придётся запрашивать, а это другой срок.

Выписка из московской налоговой — апостиль в Москве. Из красногорской — в управлении по Московской области. Из петербургской — в Петербурге.

Как получить выписку: по шагам

Шаг 1. Проверьте дату регистрации — бесплатно и не выходя из дома. На сервисе ФНС egrul.nalog.ru по ИНН или ОГРН выдаётся электронная выписка. Для подачи в Испанию она не годится, а для проверки — вполне: посмотрите дату регистрации и убедитесь, что запись действующая. Если года к дате подачи не наберётся, дальше идти незачем.

Шаг 2. Оплатите госпошлину. 200 ₽ за обычную выписку, 400 ₽ за срочную. Квитанцию можно сформировать и оплатить на сервисе ФНС «Уплата налогов и пошлин» либо в банке. Сохраните подтверждение оплаты: его спросят.

Шаг 3. Запишитесь на приём. Через сервис ФНС «Онлайн-запись на приём в инспекцию». Можно прийти и без записи, но тогда придётся ждать в общей очереди. Инспекцию выбирайте в том регионе, где будете ставить апостиль — почему это важно, сказано выше.

Шаг 4. На приёме. Возьмите паспорт, подтверждение оплаты и данные организации или ИП — ОГРН, ОГРНИП или ИНН. Сотруднику скажите главное: нужна выписка на бумажном носителе для проставления апостиля, прошитая и заверенная. Без этой оговорки могут выдать документ, который Минюст не примет.

Шаг 5. Заберите документ. Срочная выписка готова не позднее рабочего дня, следующего за днём запроса; обычная — до пяти рабочих дней. При получении проверьте оформление по списку выше, не отходя от окна.

Как поставить апостиль: по шагам

Шаг 1. Оплатите пошлину заранее. 2 500 ₽ за каждый документ. Официальный порядок прямо требует оплаты до подачи: без подтверждения документы не примут. Реквизиты берите на сайте того территориального управления, куда пойдёте, — они у каждого свои.

Шаг 2. Выберите способ подачи. Их четыре:

• лично в территориальное управление Минюста — быстрее и надёжнее всего;
• через МФЦ того же региона — удобно, но добавляет время на пересылку в обе стороны;
• почтой или курьерской службой — к документу прикладывается письменный запрос;
• через Госуслуги.

Забирать документ нужно тем же способом, каким подавали.

Шаг 3. Что взять при личной подаче. Паспорт и оригинал выписки. Подать может любое физическое лицо — доверенность нужна, только если вы действуете от имени организации.

Шаг 4. Дождитесь готовности. Срок — три рабочих дня, о нём подробно ниже. Не приезжайте наугад: у управлений разные часы приёма и выдачи, и подача обычно идёт утром, а выдача после обеда. Уточните готовность по телефону или почте, указанным на сайте вашего управления.

Когда апостиль не поставят

Основания для отказа перечислены официально, и большинство из них — про оформление, то есть полностью в ваших руках. Документ не примут, если:

• на нём нет подписи, печати или штампа;
• исправления в тексте не оговорены тем, кто подписал документ;
• листы не прошиты, не пронумерованы или не скреплены оттиском печати.

Последний пункт — самый частый, и именно поэтому оформление проверяют у окна в налоговой, а не дома.

Отдельная группа оснований — уже не про оформление: подпись или печать не соответствуют образцам, имеющимся в Минюсте, либо подписавший не имел на это полномочий. Это тот же механизм, из-за которого апостиль ставят по месту выдачи документа.

Сколько стоит и сколько ждать

Что	Сколько	Основание
Выписка на бумаге, обычная	200 ₽	Постановление Правительства РФ № 462 от 19.05.2014
Выписка на бумаге, срочная — не позднее рабочего дня, следующего за днём запроса	400 ₽	там же
Апостиль	2 500 ₽ за один документ	НК РФ, ст. 333.33, п. 1, пп. 48
Срок проставления апостиля	до 3 рабочих дней со дня регистрации запроса	Административный регламент, приказ Минюста № 75 от 04.05.2017, п. 20
Предельный срок по закону	до 5 рабочих дней	ФЗ № 330-ФЗ от 28.11.2015, ст. 6 ч. 1
Продлённый срок	до 30 рабочих дней	там же, ст. 6 ч. 2

Про сроки стоит сказать отдельно, потому что норм две. Федеральный закон ставит потолок: срок «не может превышать пять рабочих дней». Административный регламент Минюста связывает ведомство более коротким сроком — три рабочих дня. Противоречия нет: регламент вправе быть строже закона, но не мягче.

Планировать разумно по трём дням, держа в уме пять как законный максимум. А закладывать запас — по тридцати.

Продление до тридцати рабочих дней срабатывает в одном случае: у Минюста нет образца подписи сотрудника, выдавшего выписку, и он направляет запрос. Так бывает, когда в ведомстве недавно сменился сотрудник. Предсказать это заранее нельзя — и это главный довод не оставлять документ на последнюю неделю перед подачей.

Подача через МФЦ добавляет время на пересылку туда и обратно; в законный срок оно не входит.

Что проверить, не отходя от окна

Выписка всегда на нескольких листах, поэтому Минюсту её нужно подать прошитой и заверенной. Неправильно оформленный документ он не примет, и вы поедете второй раз. Проверьте три вещи прямо у окна:

1. Страницы пронумерованы.
2. В конце документа — должность, фамилия, личная подпись сотрудника и круглая печать ведомства. Именно круглая печать, а не штамп.
3. На обороте сшивки — надпись о количестве прошитых листов, подпись, фамилия, должность и та же круглая печать.

Чего-то нет — просите переделать сразу: две минуты у окна против потерянного дня.

И отдельно: не ламинируйте документ. Заламинированный лист Минюст не примет — по нему нельзя проверить рельеф печати.

Как выглядит апостиль и где на нём номер

Апостиль — не печать поверх текста, а отдельный лист, который подшивают к документу. Форма единая для всех стран конвенции: квадратный штамп с заголовком APOSTILLE (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) — эта строка всегда по-французски, независимо от страны.

Дальше десять пронумерованных полей: страна, кем подписан документ, в качестве кого, печатью какого учреждения скреплён, город и дата проставления, кем проставлен апостиль, его номер, печать и подпись.

Номер апостиля — поле 9, «за № …». Именно его спрашивают, когда просят «номер апостиля»: он идентифицирует запись в реестре компетентного органа, и по нему проставление можно проверить.

Апостиль на российских документах оформляется по-русски — это нормально. Переводят его вместе с самим документом; отдельного «апостиля на иностранном языке» не бывает.

Перевод

Апостиль не отменяет перевода: он подтверждает подлинность подписи и печати, а не понятность текста. Требования к переводу задаёт принимающая страна, и они различаются сильнее, чем принято думать.

Общее правило: переводят и выписку, и апостиль — апостиль часть документа, а не приложение к нему. Тот же порядок — бумажный оригинал, апостиль на нём, официальный перевод — действует и для справки об отсутствии судимости, которую просят в том же пакете документов.

Для большинства случаев международного бизнеса — счета за рубежом, филиалы, тендеры — достаточно нотариального перевода. Для подачи на визу или ВНЖ в ряде стран нотариальный перевод не принимают вовсе. Испания как раз такая, об этом ниже.

Если документ для Испании

Здесь у общих инструкций из интернета два расхождения с действительностью, и оба стоят недель.

Нотариальный перевод не примут

Испания не признаёт переводы, заверенные российским нотариусом. Официальный статус имеют два варианта:

Присяжный перевод (traducción jurada) — его делает traductor-intérprete jurado, аккредитованный МИД Испании. Полномочия, печать и форма заверения установлены Real Decreto 724/2020. Такой перевод официален сам по себе, дополнительно заверять его не нужно.

Перевод, заверенный консульством Испании — второй путь, если вы находитесь в России.

Язык процедуры задан статьёй 15 Ley 39/2015 — общего закона об административной процедуре.

«Не старше 30 дней» — это не про визовую подачу

Требование к свежести документа в 30, реже 90 дней кочует из статьи в статью. Это условие иностранных банков. Переносить его на подачу по визе или ВНЖ не нужно — уточняйте срок у консульства, в которое подаётесь.

Зачем выписка нужна при подаче на ВНЖ цифрового кочевника

Порядок подачи на ВНЖ цифрового кочевника описан в совместной инструкции Генерального директората по делам испанцев за рубежом и Генерального директората по миграции к Ley 14/2013. В перечне документов стоят два разных требования, и их постоянно путают:

4.º Acreditación de una relación laboral o profesional mínima de tres meses a la fecha de la solicitud con la empresa o empresas extranjeras con la que mantiene dicha relación.

5.º Acreditación de una actividad real y continuada durante al menos un año de la empresa extranjera o grupo de empresas con la que la persona trabajadora mantiene relación laboral o profesional.

То есть заявитель должен состоять в отношениях с компанией не менее трёх месяцев, а сама деятельность должна вестись реально и непрерывно не менее года. Первое подтверждается договором и выплатами, второе — как раз выпиской из реестра: она показывает дату регистрации и то, что запись действующая.

Дальше инструкция разводит два случая:

6.º En los supuestos de una relación laboral, carta de la empresa extranjera autorizando el desarrollo del trabajo en remoto desde España.

7.º En los supuestos de una relación profesional, documentación que acredite los términos y condiciones en los que va a ejercer la actividad profesional a distancia.

Отсюда — какой реестр вам нужен:

• наёмный сотрудник российской компании — выписка из ЕГРЮЛ на эту компанию, плюс письмо работодателя, разрешающее работать из Испании;
• зарегистрированный ИП, работающий на заказчиков — две выписки. Из ЕГРИП на себя: она подтверждает вашу собственную деятельность, о которой говорит пункт 7.º. И из ЕГРЮЛ на клиента-юрлицо: требование о годе реальной деятельности из пункта 5.º относится к контрагенту, с которым у вас профессиональные отношения. Апостиль нужен на обеих.

Посмотрите дату регистрации до похода в налоговую. Если года к дате подачи не наберётся, документ этого не исправит: откажут по существу, а не по бумагам. Предпринимателю смотреть нужно на две даты — свою и клиента.

И заложите бюджет на два документа: пошлина за апостиль берётся за каждый, то есть 5 000 ₽ вместо 2 500 ₽, и переводов тоже будет два.

Обязательность апостиля там же, в разделе о документации:

Cuando obren en el expediente documentos públicos extranjeros se exigirá que dichos documentos sean legalizados por vía diplomática o, en su caso, apostillados.

И ещё один пункт того же перечня, о котором почти нигде не пишут:

12.º Copia de la titulación o documentación que acredite una experiencia profesional de al menos tres años.

Помимо года деятельности и трёх месяцев отношений понадобится диплом либо подтверждение трёхлетнего профессионального опыта. Выписка из реестра это не заменяет.

Частые вопросы

Может ли выписку получить один человек, а на апостиль подать другой? Да. Реестры открытые, а документ на апостиль подаёт любое лицо с паспортом. Доверенность нужна, только если подаёте от имени организации.

Сколько действует апостиль? У самого апостиля срока действия нет. Ограничение накладывает принимающая сторона — на актуальность сведений в выписке.

Можно ли поставить апостиль в консульстве России за границей? Нет. Апостиль на российские документы ставят только российские компетентные органы на территории России.

Можно ли получить выписку в одном регионе, а апостиль поставить в другом? Нет, и причина в статье 9: у чужого управления нет образца подписи сотрудника, выдавшего документ.

Я подаюсь в Испанию как ИП — выписка нужна на меня или на заказчика? На обоих. Из ЕГРИП — на себя: вы подтверждаете собственную деятельность. Из ЕГРЮЛ — на клиента-юрлицо: требование о годе реальной и непрерывной деятельности относится к нему. Апостиль ставится на каждую выписку отдельно.

А если клиентов несколько? Логика та же: подтверждать нужно те отношения, на которых строится заявка. Сколько выписок понадобится в вашем случае — вопрос к юристу до подачи: от этого зависят и сроки, и расходы.

У меня ИП зарегистрировано меньше года — что делать? Ждать. Это требование по существу: пункт 5.º говорит о годе реальной и непрерывной деятельности. Подавать раньше смысла нет.

Нужно ли везти оригинал за границу? Обычно достаточно скана и официального перевода, но оригинал сохраните: его могут запросить при проверке.

На чём основано

• Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов
• Федеральный закон № 330-ФЗ от 28.11.2015, ст. 6 и ст. 9
• Административный регламент Минюста по проставлению апостиля, приказ № 75 от 04.05.2017, п. 20 — срок и основания для отказа
• Приказ Минфина № 5н от 15.01.2015 — порядок предоставления сведений из ЕГРЮЛ и ЕГРИП
• Налоговый кодекс РФ, ст. 333.33, п. 1, пп. 48
• Постановление Правительства РФ № 462 от 19.05.2014
• Совместная инструкция Генерального директората по делам испанцев за рубежом и по консульским вопросам и Генерального директората по миграции о практическом применении Ley 14/2013 — пункты 4.º, 5.º, 6.º, 7.º и 12.º перечня документов, раздел «Documentación», п. 4
• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común, art. 15
• Real Decreto 724/2020, de 4 de agosto — Reglamento de la Oficina de Interpretación de Lenguas

Проверено 03.09.2026.

Пишем про ВНЖ, налоги и бизнес в Испании — телеграм-канал